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嗚啦啦 asked in 社會與文化語言 · 1 decade ago

正式英文E-mail書寫時,有兩位收件者的格式應怎麼寫

若我在同一封e-mail內需要寫給兩個人,交代有相關性的同一件Case,哪一種寫法較為正式或者有正確的制式格式嗎?

1.

Dear John,

Blah blah.........Thank you.

Mary upon reading, blah blah......Thanks.

Regards,

xxxx

2.

Dear John,

Blah blah.....Thank you.

Dear Mary,

Blah blah....Thanks.

Regards,

xxxx

哪種比較好呢?我主管跟我說同一封信裡不能有兩個Dear,這說法對嗎?

Update:

更確切的情況是

我問John問題,他回覆我,並告訴我可以問問Mary,同時他也把Mary放在收件者內了。

所以我想回信,先謝謝John的回覆,並以同一封信繼續詢問Mary同一件事情的細節。

這樣子的情況下, 哪種寫法較適合呢?

3 Answers

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  • s
    Lv 7
    1 decade ago
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    確信要正式嗎? 還是 just get the job done?

    正式的話, e-mail 是個 electronic mail. 還是要照mail的形式來啊.

    首先要搞清楚 to and cc 的關係.

    如果你的e-mail 是 to 一個以上的人,而他們都是同一地位或都是受文者. 你可以寫, dear John, xxx, and Mary

    如果John 和 Mary 兩人之間有主從關係, 那你就要很小心的搞清楚, 誰是做事的, 誰是被知會的, 只能 to 做事的. 不能 to 兩個人但希望其中只有一個人作事. 這樣會出亂子, 或是人家會認為你很 sloppy.

    如果是, 先 John 作 A action, 然後事情要交給 Mary 作 B action. 你就要寫兩封 e-mail.

    or, 把整個程序都寫一遍.

    To John and Mary,

    step 1 - John please ... blah blah

    step 2 - Mary please .... blah blah

    step 3 - blah blah

    非常清楚的釐定誰該作什麼. - 這種寫法要很小心, 用錯字會讓你的語氣太權威而可能得罪人.

    不過現在已經很少人在寫所謂的正式 e-mail.

    大多是 to, cc, 一陣亂來, 反正要做事的都會作. 懶的還是要三催四請. 積極負責的人你就是用cc也會有很好的效果.

    你主管的說法也對也不對. 看怎麼用. 用在哪裡.

    2008-06-05 14:09:18 補充:

    看來你並不認識Mary, 所以 to Mary 這封不能省, 如果只想寫一封, 就把John給你的這封 forward to Mary, cc John,

    Start with the following,

    Dear Mary,

    as the advisory of John, you are the better person.....

    信尾... thank you John..

    2008-06-05 14:10:21 補充:

    比較正式的寫法是兩封, 因為你好像與兩人都不熟. 一封 to Mary, cc John

    Dear Mary,

    As suggest by John, I am writing to you......

    -- 因為有可能John的建議也是錯的. 所以要cc John, 如果 Mary 不理你, 你的線索沒有斷掉.

    另一封寫給 John, 不必 cc Mary, 很短, 就是 appreciated your helps.... as usual..

    2008-06-05 14:14:13 補充:

    有些公司很大, 或組織很不清楚. 有些事情要搞很就才找到 right person. 所以一剛開始要比較費心. 等熟了. 有時連名字都省的. 直接進入主題. 還有有些人每天e-mail 一大缸. 沒有直接 to 我, 或是 dear 我的. 我通常不會先看, 所以你要找 Mary, to Mary 那封不能省.

    2008-06-05 22:52:15 補充:

    我想大家的想法都很接近. 就是建議寫兩封, 因為還不熟. 我想剩下的只是 writing style. 因為是公事, 我是會盡量採用破題法. 第一句話就進入主題. 所以我會用 as suggested by John 就直接把話講完了. 這種新聞稿的寫法是日常英文最常用, 也是和中文最大不同. title has to be attractive and get to the point. first sentence has to express the idea. 2nd sentence is supporting sentence... 希望幫到大家

    Source(s): 十幾年海外oem的經驗
    • Commenter avatarLogin to reply the answers
  • 1 decade ago

    基本上您的主管說的沒錯,除非是不同部門且一個位階較高另一位階較低,或其它狀況(例如同一件事要交代不同的人做不同的處理)!

    通常我在寫的話是同之前一位朋友所說的:

    Dear John and Merry,

    Blah blah....Thanks.

    Best Regards,

    xxxxx

    但請注意:

    1~如果這兩位為同等職位,可用誰為直接關係者放在前而間接關係放後。若兩位皆是直接關係者則以女士放前!

    2~如果這兩位為不同等職位者,則高階者在前。

    以上為我在公司所使用的方法,若其他的朋友有發現有誤,煩請幫忙更正! 謝謝!

    2008-06-05 11:53:38 補充:

    以上為當您信件中的收件人為此兩位人士,若一位在收件人,而另一人在cc

    2008-06-05 14:44:10 補充:

    根據您的說法,我會這樣來寫這封信,也請s幫忙看看是否ok!

    就像s所說,這封信有兩種回法

    1)在同一封信中做感謝及再詢問:

    To: John & Merry

    Dear John and Merry

    Firstly thanks for John's help and ....

    Regarding form the previous email, I would like to ask Merry how does your opinion for....

    Thanks...

    Best regards,

    xxx

    2008-06-05 14:44:36 補充:

    2)在寫2封信來做感謝及再詢問:

    先感謝

    To: John

    Dear John,

    Thank you for your suggestion ... I'll confirm with Merry.....

    Thanks and best regards,

    xxx

    第二封請疊在前一封,這樣這2位都可以看到前情並知道後續發展

    2008-06-05 14:44:42 補充:

    To: Merry,

    Dear Merry,

    Regarding form the previous email for the situation, I got some advise form John, he also suggest to confrim with your idea, .....

    Thanks and best regards,

    xxx

    此兩種方法我自己都用過,但如果為不常接觸的對像,還是要用第二種,因為比較有禮貌。

    2008-06-05 14:45:00 補充:

    s老大,幫忙看一下囉!

    • Commenter avatarLogin to reply the answers
  • 1 decade ago

    Dear John & Mary :

    Blah blah....... Thank you.

    Regard

    XXX

    • Commenter avatarLogin to reply the answers
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